Il data base pensa alla gestione INTERNA dei file, evitando la gestione per cartelle di File System sicuramente meno sicura e meno performante nella ricerca.

 Un sistema di scadenze, evidenziato con messaggi di alert, permette la riduzione di possibili eventuli dimenticanze.  

Archiviazione elettronica documenti del personale come supporto alla Direzione Hr dell'azienda nell'ambito di H1 Hrms per la gestione integrata del personale. Conservare i documenti dell'ufficio Personale con H1 Hrms

H1 Hrms provvede ad utilizzare una archiviazione all'interno di un data base SQL  con accesso regolato dal sistema controllo utenti ed accessi e direttamente collegato all'anagrafica del personale.

Archiviazione Documenti e Gestione Documentale del Personale - La Cartella del Dipendente

Software archiviazione elettronica documenti del personale, H1 Hrms,  permette alla Direzione Risorse Umane di strutturare e gestire facilmente i seguenti documenti:

1 - scheda personale

2 - curriculum

3 - certificati ed attestazioni

4 - buste paga, cedolini

5 - documenti del personale

6 - certificati medici

7 - attestati e diplomi del personale

8 - patenti e abilitazioni dei dipendenti

9 - modelli predefiniti con stampa unione da anagrafica ed archiviazione diretta

10 - documenti relativi alla valutazione del personale

11- documenti dell'MBO

12 - check list assunzioni e dimissioni del personale

13 - matrici di rimpiazzo e di responsabilità da archiviazione come richiesto dalle norme sulla qualità

14 - regolamenti aziendali firmati dal personale

15 - job description e mansionari del personale - distribuiti e da distribuire

16 - giustificativi di consegna materiale firmati dal personale 

... ecc. ecc.

Il sistema gestisce, inoltre, le eventuali scadenze dei documenti del personale con pormemoria attivo e passivo verso i soggetti interessati alla gestione della scadenza.

La consultazione della documentazione del personale diventa semplice e immediata eliminando le ricerche in archivi diversi, potendo usufruire di sistemi di Information retrieval, o ricerca testuale nei documenti,  avendo a disposizione una sezione riservata ad ogni singolo dipendente o collaboratore, gestita direttamente dal data base SQL  e collegata all'anagrafica del personale.

Il portale del personale consente inoltre la condivisione con l'intera popolazione aziendale, a diversi livelli di accesso e attività, così da disporre di un sistema condiviso, sicuro e personalizzabile. Il sistema H1 WebEnterprise consente infatti di attivare il portale del personale disponibile per ogni collaboratore abilitato.

Software archiviazione elettronica documenti del personale H1 Hrms può essere direttamente collegata alle procedure paghe oppure può essere popolato inserendo i documenti in formato elettronico provenienti dall'esterno o da altre procedure software.

Firma Digitale Grafometrica del personale per i documenti delle Risorse Umane

H1 Hrms  organizza i documenti per dipendente e/o collaboratore, con data, titolo, note e specifiche eventuali.