Costi e redditività del personale in relazione alle commesse aziendali
Nello svolgimento delle attività aziendali i referenti HR devono chiedersi quanto costi il personale e come la gestione delle risorse umane incida sulla redditività di un’impresa.
Valutare la redditività di commesse, progetti e il costo per attività, rappresenta per qualsiasi organizzazione un aspetto rilevante per capire come migliorare le performance e come gestirle al meglio.
Ipotizziamo il caso di un’azienda che svolge attività su commessa oppure gestisce le proprie attività interne per progetto.
In questa organizzazione di esempio la componente umana ed il costo del personale sono determinanti e possono modificare seriamente le reddittività relativa. In generale nelle attività, dove il costo di manodopera rappresenta una voce molto importante, è utile integrare questo dato con gli altri costi del lavoro, per capire quali sono i margini e le redditività della commessa.
Le analisi di costo del personale devono essere integrate alle informazioni gestite tipicamente dall’ufficio operations, per avere un quadro più fedele e prevedibile possibile dei costi, dei ricavi ed in generale dei risultati economici.
Nasce quindi la necessità di incrociare i dati di funzioni aziendali diverse, collegati alle commesse in esame, per rilevare come i costi impattino sulle voci di redditività.
Rispondere alle domande “quanto costa il personale?” o “quanto incide il costo del personale?” è alla base della pianificazione e valutazione dell’andamento dell’azienda.
Strumenti per la misurazione dei costi del personale
Gli strumenti più utilizzati per la misurazione dei costi delle risorse umane impiegate sono il gestionale dell’ufficio operations, i timesheet per il conteggio ore lavorate (su commessa, attività o progetto) ed i fogli di analisi dati (paghe) con estensione nella valutazione dei costi.
I dati provengono da più sistemi software gestionali in area risorse umane e, non essendoci uno strumento in grado di coprire in modo completo le informazioni per il calcolo del costo di personale, devono essere tutte integrate all’interno di unico ambiente che integri le informazioni, rendendole facilmente consultabili aggregate.
Il modulo di EBC Consulting per l’analisi dei costi del personale su progetti, attività e commesse
Il modulo creato da EBC Consulting permette di valutare la reddittività della commessa, di progetto o di determinate attività aziendali (Activity Based Costing).
Grazie al software di integrazione si aggregano i dati provenienti da differenti database come: report paghe, time sheet delle ore lavorate, fogli di registrazione presenze, dati di produzione, altri dati di gestionali amministrativi, etc. insieme ai dati di costo del personale.
Per ovviare al problema derivante dai differenti timing di aggiornamento dei vari fogli di lavoro (ad esempio: il timesheet delle ore lavorate viene aggiornato quotidianamente, mentre il payroll ha cadenza e aggiornamento mensile) viene definito un “intervallo di sincronizzazione” dei flussi informativi.
Attraverso la sincronizzazione viene definito un periodo minimo di risoluzione dei dati, come una sequenza di fotogrammi che vengono scattati ad una certa frequenza.
Periodicamente le estrazioni dei dati vengono salvate in una sezione del DB ed il tool per l’importazione dei dati raccoglie le informazioni necessarie a rendere i dati coerenti e facilmente consultabili.
In questo modo è possibile disporre di un database utile a costruire uno storico dei dati di redditività ed applicando la Business Intelligence HR di H1 Hrms sarà possibile ottenere un’analisi di redditività sostenibile e coerente in grado di fornire indicazioni utili per tutte le funzioni aziendali coinvolte nel processo produttivo e gestionale. I valori economici di costo quindi saranno disponibili e soprattutto saranno stati calcolati tenendo presente la miriade di condizioni che li determinano. L’errore, o meglio le NON VALUTAZIONI, saranno ridotte al minimo.
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I vantaggi di H1 Hrms nella gestione dei costi del personale Il sistema H1 Hrms permette una aggregazione semplificata di tutte le voci di costo del personale. Grazie alla sua indipendenza, infatti, consente l'inserimento di dati di costo non derivanti dal sistema paghe, come per esempio i leasing delle auto aziendali, i costi dei consulenti e degli interinali, i costi di formazione ed altri costi sempre attribuibili alle risorse umane. I dati sono poi disponibili per l'analisi attraverso la Business Intelligence HR di H1 Hrms, con un grado di completezza difficilmente ottenibile con metodi alternativi. |
Dati e report uguali per tutte le aree aziendali
Quando si utilizzano gestionali del personale diversi solitamente non viene considerata l’esigenza di avere una coerente condivisione delle informazioni sui costi HR, con il rischio di dati discordanti e parziali; in questo caso il controllo della redditività di commessa è molto difficile.
Disporre di uno strumento che renda possibile aggregare dati e costi del personale permette di generare report che evitino discordanze ed errori di calcolo; inoltre è possibile popolare database contenenti dati corretti e storicizzati utili e intellegibili ai responsabili di funzione.
Come funziona il database
Nel database si inseriscono tutti gli elementi che concorrono e determinano i costi del personale e la redditività della commessa. Pensando ad ambienti complessi si possono inserire (e unificare) diverse tabelle anagrafiche del personale (a libro paga, occasionali, interinali, consulenti .. etc.), le tabella “commesse” (o classificazione attività, o progetti), fogli di ricavi, riepilogo mensile del costo del personale, il timesheet delle ore lavorate per lo specifico progetto.
Grazie a questa aggregazione si genera un modello che tiene in considerazione i punti nodali di informazione e permette di ottenere un quadro chiaro e fedele dei costi e delle opportunità generati da una commessa: sinteticamente potremo capire su quale progetto ha lavorato, avvalendoci anche di vari sistemi di business intelligence (come Qlik o altri).
Strumenti EBC Consulting per l’analisi di progetti, attività e commesse
Utilizzando gli strumenti di business intelligence di EBC Consulting è possibile realizzare delle analisi del costo del personale e della redditività di progetto / commessa in modo completo.
Se si utilizza uno strumento come il Qlik con i fogli di analisi sviluppati da EBC Consulting si potranno manipolare e visualizzare dati tramite numerose visualizzazioni di logica associativa (le regole di “join" funzionano per associazione nominativa).
Gli strumenti di “import” dati, da differenti fogli di calcolo e db, permettono di fare analisi a partire da dati completi e puliti, privi degli scostamenti che sono presenti quando si vanno ad utilizzare dati provenienti da diverse aree aziendali.
(dati derivanti da differenti fogli di gestioni e resi “omogenei” nella loro gestione finale)
I report che otteniamo sono relativi a costi e ricavi complessivi che ci permettono di calcolare la redditività dell’azienda, si compongono di una parte grafica e di una parte di tabelle analitiche che permettono di inquadrare attività per attività il dato complessivo.
Si possono evidenziare le singole commesse oppure i confronti tra le commessa, evidenziando scostamenti, best practice (maggior o minore redditività, tempi di lavorazione).
Il confronto dei dati storici (successioni per anno, intervalli, mesi) genera una visualizzazione di andamento importante per risolvere problematiche e intervenire sulle cause degli scostamenti.
La visione permette di capire in modo chiaro se il dato di costo supera quello di ricavo e di invertire eventuali tendenze indesiderate, oltre a capire quali sono le lavorazioni più profittevoli e quali erodono maggiormente i ricavi.
Attraverso i dati di sintesi si possono individuare:
- Le aree aziendali interessate;
- Dato puntuale del numero di ore lavorate per area aziendale e per commessa con disponibilità di dettaglio fino alla singola ora lavorata da una determinata risorsa;
- Il dato di costo in relazione al guadagno su più livelli di aggregazione;
- La redditività della commessa;
- La redditività per intervalli di periodi;
- Le componenti di lavorazione che hanno determinato eventuali scostamenti dalla redditività attesa o dal confronto con altre commesse.
Una reportistica affidabile e consultabile intuitivamente rappresenta un alleato strategico per valutare le performance del personale, il carico lavorativo per ogni soggetto e studiare i modelli più performanti con il fine di migliorare la gestione delle risorse umane impiegate, scegliendo, nella pianificazione, le attività e le commesse in grado di generare i risultati desiderati.
VEDI ANCHE:
Analizzare la redditivita di progetti, attivita e commesse
Gestione delle commesse associate al personale in H1 Hrms
Business Intelligence HR per la Direzione Risorse Umane
