SEZIONE 6 DI 11 - MANUALE VALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONI DEL PERSONALE

Fasi del processo di gestione delle prestazioni del personale

Il processo di gestione delle prestazione del personale segue 4 fasi logiche che si susseguono ciclicamente. Ecco come si presenta:

1. Assegnazione degli obiettivi (prima dell’inizio del periodo);
2. Feedback, verifica intermedia degli obiettivi (a metà periodo);
3. Autovalutazione degli obiettivi da parte del valutato (a fine periodo);
4. Feedback e valutazione delle prestazioni dell’anno precedente (a fine periodo).

Come si realizza ciascuna fase del processo di gestione delle prestazioni del personale

1) Assegnazione degli obiettivi

• La prima azione che il responsabile di livello gerarchico superiore ha il dovere di fare è quella di indire una riunione con i responsabili intermedi, cioè i valutatori della propria struttura. Questa prima fase è importante perché si comunicano e si condividono le aree e le tematiche di maggiore interesse, le priorità e ciò che si vuole raggiungere durante l’anno corrente: tutto questo ha la finalità di fornire linee guida omogenee per la comunicazione in tutta l’Azienda: i capi intermedi avranno il compito di divulgarle ai propri collaboratori; durante la riunione si dovranno consultare i documenti di pianificazione come il Piano Aziendale e il Piano Budget di struttura perché sono gli argomenti essenziali per questa attività.
• La seconda azione aspetta ai valutatori che organizzano riunioni collegiali e/o individuali con i propri collaboratori diretti, con lo scopo di fornire direttive sulle aree e le tematiche di interesse, le priorità e il livello di risultato atteso per l’anno in corso per la formulazione degli obiettivi.
• Il passo successivo spetta ai singoli valutati i quali dovranno esprimere e scrivere nella scheda degli obiettivi le proprie idee riguardo gli obiettivi e i comportamenti che saranno oggetto di valutazione per l’anno. 
• Una volta che il valutatore avrà letto le richieste dei valutati ci sarà un incontro individuale con ogni valutato per discutere sugli obiettivi da perseguire e convalidarli. Questo momento può essere ufficializzato mediante un atto formale (ad es. la firma sugli obiettivi, da parte del valutato). Una volta fatto ciò gli obiettivi saranno assegnati per essere realizzati durante l’anno in corso.

2) Feedback, verifica intermedia

• La gestione delle performance / prestazioni è un processo continuo di controllo e feedback. Come per qualsiasi altro contesto di miglioramento non ci può essere nessun percorso di crescita se non c’è una verifica costante dei risultati. Il processo di valutazione delle prestazioni prevede almeno un momento di verifica formale durante l’anno.

3) Autovalutazione degli obiettivi

• Nel percorso di crescita è fondamentale la capacità di auto-percezione del proprio percorso di miglioramento. La fase che indaga su questa capacità è la fase di autovalutazione.

Durante questa fase il dipendente è chiamato a riesaminare gli obiettivi e le prestazioni attese e deve indicare quali degli obiettivi è riuscito a raggiungere e per quali non ha reso una prestazione conforme alle attese.

L’autovalutazione è una fase indipendente dalla valutazione finale, il valutatore non deve essere influenzato dalla percezione del proprio collaboratore. Le considerazioni che deriveranno dal confronto tra Auto-valutazione e valutazione finale saranno un ulteriore spunto per scoprire importanti elementi sul valutato.

4) Feedback e valutazione

• Sebbene occorra avere un feedback costante su risultati e comportamenti del personale all’inizio dell’anno successivo viene formalizzata la valutazione delle prestazioni;

• Anche per la valutazione finale si seguono gli stessi principi dell’assegnazione iniziale degli obiettivi, dando importanza alla responsabilizzazione e l’interattività tra responsabile e collaboratore: il valutato realizza la auto-valutazione assegnando attraverso il sistema e per ogni obiettivo un giudizio ed informazioni utili per una valutazione dettagliata ed utile per il colloquio finale;
• Il valutatore assegna un punteggio e completa la valutazione: questa azione permette di tenere al corrente il facilitatore e l’area risorse umane riguardo le valutazioni assegnate e lo stato di avanzamento della propria attività;
• Il capo di livello gerarchico superiore esamina le valutazioni conferite a tutta la struttura per assicurare l’omogeneità nei parametri di giudizio e la corrispondenza per quanto riguarda i punteggi. Potrebbe verificarsi che le valutazioni di uno o più valutatori non coincidano con i parametri, in questo caso il responsabile di livello gerarchico superiore provvede a segnalare l’anomalia per verificare se è necessario aprire nuovamente la valutazione per correggere i giudizi ed i punteggi.  Una volta che tutte le valutazioni esaudiscono i criteri, il responsabile di livello gerarchico superiore legittima a sistema le schede e dà istruzioni ai valutatori per la divulgazione dei risultati;
• In questo step i valutatori comunicano i risultati ai valutati con i quali effettuano il colloquio di valutazione chiarendo l’esito della valutazione per ricevere possibili interpretazioni da parte dei valutati. Dal canto loro i valutati presentano il proprio lavoro di autovalutazione esprimendo il proprio giudizio sulle prestazioni complessive;
• L’ultimo step spetta ai valutati che ultimano le valutazioni a sistema scrivendo la data dell’ultimo colloquio di feedback e possibili note (note del valutato). Le valutazioni terminano con una dichiarazione di presa visione ufficiale.