Organigramma aziendale del personale gestito con il software H1 Hrms
L’Organigramma aziendale è una delle parti fondamentali del sistema H1 Hrms e, affiancato all’anagrafica del personale, supporta i numerosi processi principali di gestione HR oltre a dettagliate analisi dati sulla struttura organizzativa.
Le dipendenze gerarchiche e le relazioni tra Gruppi, Divisioni, Aziende, Reparti, Posizioni, Centri di costo e Soggetti (dipendenti o collaboratori) associati, consentono determinazioni di responsabilità ed attività alla base di qualsiasi governo moderno ed organizzato delle risorse umane.
Anche se non ufficiale perfino nelle più piccole realtà è presente un organigramma aziendale, una rappresentazione grafica delle relazioni tra i componenti dell’azienda.
I processi più importanti collegati all’organigramma dell’azienda sono:
- Riporti decisionali e di responsabilità;
- Gestione ferie e permessi, time-off;
- Valutazione del personale, relazione gerarchica e determinazione di “chi valuta chi”;
- MBO (management by objectives);
- Gestione delle politiche di sviluppo del personale;
- Gestione dei sentieri e dei piani di carriera.
Ed altri di minore rilevanza.
L’organigramma aziendale, assieme alla Anagrafica del Personale, è uno dei due pilastri fondamentali per una gestione completa delle risorse umane.
Tutta la reportistica del personale, la Business Intelligence Hr di H1 Hrms, utilizza la struttura organizzativa dell’organigramma del personale per attivare dei filtri molto importanti, spesso indispensabili, per migliorare l’analisi dati complessiva.
HRBook propone un organigramma semplificato con alcune funzioni minime indispensabili, considerando sempre che l’utilizzo di questo ambiente è dedicato anche a personale non dello staff HR, per questo motivo le funzioni sono limitate volutamente per semplificare l’utilizzo.
All’interno di HRBook l’organigramma ha le seguenti funzioni:
- Visione delle strutture aziendali, intese come reparti, divisioni, aziende e gruppi;
- Visione dei soggetti associati a ciascuna posizione aziendale, foto, dati diretti e collegamento alla scheda personale anagrafica del soggetto selezionato.
- Per ogni soggetto è possibile accedere alla sua scheda personale anagrafica.
- Una sezione speciale consente l’inserimento di un soggetto all’interno di una posizione; la posizione deve essere già stata realizzata.
H1 Hrms propone un organigramma molto completo dedicato agli addetti Hr dell’azienda, per la costruzione e la gestione avanzata delle relazioni gerarchiche ed organizzative tra posizioni aziendali e soggetti in anagrafica.
All’interno di H1 Hrms l’organigramma aziendale ha le seguenti funzioni:
FUNZIONI GENERALI DELL’ORGANIGRAMMA AZIENDALE DI H1 Hrms
- Scelta dell’azienda e possibilità di costruire infiniti organigrammi, uno per ogni organizzazione / aziende / reparto / divisione.
- Visione dei nodi cancellati; essendo l’intero sistema dell’organigramma storicizzato completamente i nodi cancellati possono essere rivisti per valutazioni o altre attività collegate.
- Simulazione del ricollocamento del personale, una visione aggregata e semplificata delle attività di spostamento del personale, con alcuni parametri organizzativi in evidenza per una facile interpretazione decisionale.
- Scenari di trasferimento del personale, per la costruzione di nuovi scenari e visione delle eccedenze di risorse piuttosto che mancanze risorse umane allocate.
- Piano assenze, per la visione immediata del Time-off, in base alle assenze previste e registrate in H1 Hrms. Il piano assenze può anche essere integrato con assenze predefinite in arrivo da altri sistemi software presenti in azienda.
- Tavole di rimpiazzo per competenze del personale o per attività svolta all’interno della posizione selezionata. Il sistema mostra, presa una determinata posizione, tutti i soggetti organizzativamente dipendenti e ne evidenzia sia le competenze possedute sia le attività conosciute/svolte in relazione alla posizione presa in esame. La sezione tavole di rimpiazzo è richiesta anche dalle normative sulla qualità ISO, applicata alle risorse umane.
- Visione aggregata delle competenze del personale; una estrazione dinamica in excel di tutti i soggetti di una determinata selezione dell’organigramma aziendale in relazione con competenze e attività, per una visione più dettagliata ed esportabile delle tavole di rimpiazzo.
- Storico del nodo, dalla data di creazione vengono registrate tutte le modifiche, l’azienda di appartenenza, il reparto, il ruolo associato, le date ed il centro di costo associato, creando un dettagliato storico di nodo.
INOLTE nella sezione generale dell’organigramma aziendale sono presenti funzioni di:
- Scelta del tipo di organigramma aziendale – 1) standard grafico 2) tabellare 3) ad albero semplificato stile “cartelle microsoft”.
- Inserisci nuovo nodo – elimina nodo – inserisci nuovo nodo iniziale di organigramma.
- Inserisci organigramma standard, ovvero un organigramma salvato (modificabile) da poter replicare dove necessario in caso di nuove
- Stampa organigramma.
- Ricerca anagrafica in organigramma, per trovare nomi di soggetti direttamente all’interno dei nodi.
- Zoom organigramma, per ingrandire o diminuire l’immagine della struttura organizzativa del personale.
- Analisi della sostituzione del personale – da una posizione di organigramma presa in esame il sistema prende tutti i soggetti referenti e ne controlla la presenza di competenze o di ruolo associato verificando la corrispondenza, ipotizzando la sostituzione del soggetto preso in esame.
- Impostazioni grafiche dell’organigramma e del nodo.
- Sistema di taglia ed incolla parte dell’organigramma selezionato.
- Visione aggregata dei nodi, per le attività di controllo e manutenzione dell’organigramma aziendale.
- Filtro su reparto selezionato, così da visualizzare solo la sezione desiderata per facilitare la visione, la ricerca e la manutenzione dell’organigramma aziendale.
- Visualizza il singolo ramo di organigramma.
- Riduci i nodi senza soggetti associati, per visualizza solo le posizioni di organigramma complete di soggetto.
FUNZIONI PER SINGOLA POSIZIONE DELL’ORGANIGRAMMA AZIENDALE DI H1 Hrms
Dettaglio della posizione, descrizione della posizione, associazione del ruolo alla posizione, associazione della divisione e della funzione, attributi, codici, associazione del centro di costo, colorazione e dimensione grazie del nodo di organigramma
Dipendenti – visualizza e gestisce i dipendenti associati alla posizione di organigramma e la percentuale di associazione. Ogni soggetto presente in anagrafica di H1 Hrms può essere associato ad uno o più nodi degli organigrammi aziendali di una o più organizzazioni gestite dal software. L’associazione soggetto – posizione viene gestita con una percentuale di associazione, concorrente in numerose attività di analisi e gestione, come costi, valutazione, ecc. Gestire personale dipendente con più ruoli
Trattamento economico – visualizza e gestisce il contratto nazionale, il livello, retribuzione e benefit previsti per i soggetti inseriti nella posizione. La mappatura economica di base alla posizione viene utilizzata sia come riferimento durante le selezioni, sia come dato indispensabile per le politiche di compensation ed equità retributiva interna ed esterna.
Obiettivi – visualizza e gestisce gli obiettivi associati alla posizione, per una sola registrazione in organigramma. La gestione completa degli obiettivi aziendali sul personale (MBO) deve essere gestita sul modulo aggiuntivo MBO. In questa sezione dell’organigramma aziendale è possibile registrare gli obiettivi di posizione, attribuirli al personale interessato, definire gradi di raggiungimento, percentuale di ponderazione dell’obiettivo rispetto agli altri, valori economici pattuiti per il raggiungimento, date di attribuzione e di scadenza.
Valutazione – Gestione e visualizzazione della valutazione della posizione organizzativa; grazie a dei valori identici per tutte le posizioni con peso percentuale differenziante, vengono date delle valutazioni al personale ed i risultati sono confrontati con dei range predefiniti. IL sistema consente quindi una valutazione organizzativa del soggetto nella posizione in merito al lordo annuale, lordo mensile e costo aziendale.
Upward evaluation – registrazione delle valutazioni (semplici) espresse dal personale rispetto ai relativi responsabili.
Dotazioni e DPI – mappatura delle Dotazioni e dei DPI previsti per il personale impiegato nella posizione. Questa mappatura consente al sistema H1 Hrms di verificare le consegne di DPI al personale.
Luogo di lavoro – Registrazione dei dati riferiti alle Postazioni, alle Attrezzature ed ai Materiali/Sostanze associate alla posizione in esame. Questa mappatura della posizione dell’organigramma aziendale consente la attribuzione come da specifiche di sicurezza e qualità.
Rischi di posizione – Registrazione dei Rischi di Posizione associati, per effettuare le attività di controllo e verifiche come da normative sulla sicurezza del personale.
Visite mediche – Registrazione delle Visite Mediche associate alla posizione alle quali dovranno sottoporsi i soggetti dell’azienda residenti nella posizione. Sono previste frequenze di visita standard ed eccezioni di frequenza, per i casi speciali come da normativa in materia di sicurezza del personale in azienda.
Attività di posizione ed Abilitazioni – Registrazione delle attività che il personale svolge nella posizione di posizione. Nella stessa posizione sono associate anche le Abilitazioni, intese come da possedere per poter operare nella posizione.
Scadenze di posizione – registrazione delle scadenze legate alla posizione, in gestione ai singoli soggetti associati alla posizione stessa.
Campi personalizzati – per ciascuna posizione dell’organigramma aziendale è possibile inserire 10 campi personalizzati, per meglio qualificare, in base alle specifiche dell’azienda, la stessa posizione.
Note di posizione – note sulla posizione organizzativa dell’organigramma.
Processi di posizione – registrazione dei processi aziendali collegati al nodo dell’organigramma.
