Esempi centri di costo del personale gestiti con H1 Hrms

Definizioni generali dei Centri di responsabilità, costo, attività e budget all’interno di una organizzazione:

•    Per centro di responsabilità si intende una unità organizzativa che può comprendere uno o più centri di costo. Il centro di responsabilità è gestito da un soggetto responsabile che risponde agli organi di governo dell’unità organizzativa.
•    Per centro di costo si intende un “contenitore contabile”, un punto aziendale,  a cui vanno attribuiti specifici costi di gestione. Il centro di costo è gestito da un soggetto responsabile.
•    Per centro di attività si intende un “contenitore contabile” a cui vanno attribuite tutte le risorse che arrivano da attività finanziate. Il centro di attività è gestito da un responsabile.
•    Per budget si intende, anche, lo strumento di programmazione per l’assegnazione delle risorse ai vari centri di costo/attività.

All’interno di H1 Hrms è possibile attribuire tutte queste condizioni sia alla posizione organizzativa sia al soggetto anagrafico, così da raggiungere la mappatura minima e/o ideale dell’associazione soggetto, struttura, responsabilità costo e budget. All’interno del modulo Budget potranno essere eseguiti filtri su qualsiasi condizione di mappatura.

Per esempio la posizione del soggetto con H1 Hrms, all’interno di una o più organizzazioni, è definibile per:
•    Centro di costo;
•    Centro ci costo principale oppure no;
•    Grado del centro di costo:
•    Divisione aziendale;
•    Ente;
•    Gruppo;
•    Filiale;
•    Reparto;
•    Mansione;
•    Raggruppamento.

Da queste definizioni è evidente che l’individuazione, la loro mappatura e distribuzione, dei centri di costo è legata ad ogni specifica organizzazione e difficilmente è possibile utilizzare una mappatura di una azienda per un’altra.

L’azienda e/o l’organizzazione che intende impostare un proprio controllo di gestione e quindi in primis inizia ad adottare uno strumento come il budget deve procedere con le seguenti attività:
•    Analizzare i propri obiettivi e modello di business;
•    Analizzare quale sia (o quale vorrebbe essere) la propria organizzazione a supporto del modello di business;
•    Analizzare ed individuare i propri centri di responsabilità e per ciascuno di essi individuare i propri centri di costo e di attività che grazie ad H1 hrms potranno essere mappati, visualizzati facilmente per evitare errori e ripresi dalla Business intelligence Hr per l’erogazione delle analisi e dei cruscotti sulle risorse umane.

Queste attività che generalmente sono svolte dalla funzione Risorse Umane assieme ad altre funzioni con rilevanza organizzativa, sono spesso già presenti ma con diversi, spesso troppo scarsi, gradi di precisione.
L’impiego H1 Hrms permette una reale semplificazione della mappatura in quanto lo stesso software guida la direzione Hr ad una compilazione completa, riducendo notevolmente gli errori e supportando i responsabili nell’attività grazie alla visione immediata delle posizioni, dei centri di costo e alle analisi che ne seguono.

In questo contesto di sviluppo del proprio controllo di gestione, ed in modo assolutamente approssimativo, le risorse umane “di produzione” di norma sono viste come centri di costo nell’ambito dei vari centri di responsabilità della produzione ma poiché riuscire a  stabilire una corretta correlazione fra costo del personale e costo delle unità prodotte significa di norma sviluppare un’ulteriore analisi dei costi industriali per ogni tipologia di prodotto/servizio … le aziende nella maggior parte dei casi procedono con lo scorporare i costi del personale in un centro di costo “generale” definito “Costi del personale diretto” (o simili).

Per quanto riguarda il personale “non di produzione” (es. impiegati amministrativi, impiegati ufficio del personale, impiegati uffici di segreteria, ecc.) essendo ancora più difficile analizzare e determinare una correlazione con i costi industriali dei prodotti/servizi anch’essi vengono raggruppati quasi sempre in un’unica voce di costo definita “Costi del personale indiretto” (o simili).
In alcuni altri casi, purtroppo molto meno corretti, i costi del personale vengono raggruppati tuttio (e sono molti) in  un’unica voce “Costi del personale” … come spesso presente per analogia anche nel libro mastro della contabilità, una modalità del passato purtroppo spesso ripresa anche nelle organizzazioni più moderne.

Da ultimo, come casi limite, i costi del personale “non subordinato” non vengono quasi mai conteggiati fra i costi del personale (costi diretti o indiretti che siano), come spesso addirittura nemmeno il personale somministrato,  che in alcune realtà raggiunge o supera percentuali anche del 50% della forza lavoro diretta!

EBC Consulting supporta numerose aziende nella individuazione e definizione delle proprie condizioni organizzative, compreso la definizione dei centri di costo.

In alcuni esempi, che potrete vedere nei documenti allegati al presente articolo, si notano purtroppo riferimenti al personale non molto dettagliati; in altri esempi invece (ovviamente ridotti e modificati per non divulgare informazioni riservate) si vedono specifiche molto ben dettagliate e sicuramente più efficaci e complete, elaborate da EBC Consulting su H1 Hrms.

Risulta quindi indispensabile migliorare la qualità delle informazioni per riuscire ad individuare con precisione i costi del personale, sia esso diretto, indiretto, esterno (come i consulenti) oppure interinale.

L’analisi dei dati non può quindi essere svolta solo grazie ai dati del sistema paghe ma deve necessariamente ricevere anche altre implementazioni, per averle tutte e per poterle elaborare complessivamente. H1 Hrms importa, con frequenza variabile, tutti i dati economici del personale elaborati dal sistema paghe dell’azienda (sia esso interno oppure in outsourcing) e lo aggrega ad altri dati importati da altri sistemi oppure inseriti manualmente. Nella sezione retribuzioni del sistema H1 hrms è infatti possibile importare dati da software paghe ed inserire altri valori, anche in automatico, provenienti da altri fonti. Solo con questa modalità i costi del personale potranno essere associati correttamente ai vari centri di costo e potranno essere analizzati nel loro REALE complesso.

Importazione dati - compresi i Centri di Costo - da gestionale paghe JOB di Sistemi

ESEMPIO  di associazione centro di costo a posizione di organigramma in H1 Hrms

ESEMPIO di attribuzione valori di centro di costo a soggetto in anagrafica di H1 hrms